Oggi tutti lavoriamo in spazi condivisi: ma che cos’è un Digital Workspace? E quali sono i vantaggi nello scegliere questa soluzione?
Ovunque e in qualsiasi momento. È questo il mantra per le aziende che si affacciano al mercato del lavoro digitali. Gli spazi fisici restano importanti per il confronto e la condivisione di informazioni e generazione di idee, ma il Digital Workspace è il nuovo modo di lavorare, imprescindibile per le aziende di oggi. Se qualsiasi luogo è connesso istantaneamente con il resto del mondo, il concetto di spazio di lavoro digitale (“Digital Workspace” appunto) diventa relativo.
Il presente e il futuro sono sempre più digital. Tutte le risorse umane possono oggi accedere istantaneamente, da qualunque luogo e in qualsiasi momento ai documenti aziendali, coordinarsi in tempo reale con gli altri team di lavoro, automatizzare operazioni che fino a pochi anni fa venivano svolte a mano.
Workspace, appunto, come bacheca di lavoro, unico punto di accesso e di attenzione per il lavoro.
Ma che cos’è un Digital Workspace e come crearlo? Quali sono i vantaggi nello scegliere una soluzione tecnologica come questa?
Digital Workspace: significato e definizione…
Come prima definizione, per Digital Workspace si fa riferimento al vasto ecosistema di tecnologie che si possono utilizzare sul posto di lavoro. Ovvero è un vero e proprio ambiente di lavoro digitale dove, grazie all’utilizzo della tecnologia, è possibile migliorare la comunicazione, la collaborazione, l’accesso, la condivisione e l’aggiornamento di informazioni e contenuti.
Facilita anche l’accesso alle informazioni, permette una condivisione rapida e sicura dei documenti consentendo di comunicare facilmente con clienti e colleghi e, quindi, più in generale, di svolgere le proprie mansioni come se si fosse tra le quattro mura di un ufficio.
Tra tutte le tecnologie la Digital Workspace comprende software e dispositivi, sistemi di gestione, piattaforme di cloud storage e app per dispositivi mobili.
Se vuoi approfondire su quali sono le tendenze tech nel 2023 ti inviatiamo a leggere il relativo Blog Post.
… in poche parole
Qualsiasi azienda può avvalersi di tante nuove tecnologie che permettono, ad esempio, l’adozione di forme di lavoro a distanza, come l’hybrid e lo smart working che migliorano l’esperienza e il coinvolgimento dei lavoratori in azienda.
Sicuramente ciò che non può mancare è il supporto della tecnologia, e nello specifico per:
- Mettere in comunicazione costante le risorse umane e accorciare le distanze
- Condividere informazioni e contenuti digitali
- Automatizzare e digitalizzare risorse e mansioni
Oltre alla tecnologia c’è un altro aspetto da non trascurare, ovvero la Human Centricity. Ognuno di noi ha il compito di essere al centro del business. Ecco perché vorremmo aggiungere che oggigiorno non si tratta della sola implementazione delle tecnologie, ma di saper capire quanto hanno anche la funzione di migliorare l’ambiente di lavoro e, di conseguenza, le giornate in azienda dei dipendenti.
Esiste anche un altro nuovo modo di lavorare, che sembra essere ancora in voga per questo 2023: l’Hub Working. Ma per approfondimenti, consigliamo di leggere il relativo articolo su Hi-There.
Vantaggi e svantaggi del Digital Workspace
Investire tempo e risorse per trasformare l’azienda conviene davvero?
Se è vero come crediamo che ognuno di noi ha il compito di creare un Digital Workspace funzionale è inevitabile chiedersi se esistono dei reali vantaggi o eventuali svantaggi nell’adottare una bacheca digitale aziendale per il proprio business.
Iniziamo dai PRO…:
1.Zero rischi e interruzioni di attività
Il passaggio dalle forme di lavoro classiche a forme di lavoro ibride o in smart work è avvenuto in maniera così rapida e senza problemi di tipo logistico e organizzativo, che neanche ce ne siamo accordi. Resilienza. Ci siamo adattati velocemente.
2. Riduzione delle spese
Una Digital Workspace è composta da un insieme di tecnologie che di fatti riducono costi aziendali quotidiani per l’azienda. Oggi è possibile usare le tecnologiche e i nuovi spazi di lavoro per condividere momenti lavorativi da remoto senza dovere allargare fisicamente la propria sede o aggiungere postazioni lavorative in loco. É possibile svolgere operazioni facilmente automatizzabili, evitare spese costose per viaggi e trasferte e sostenere altri costi che influiscono sul bilancio dell’impresa.
3. Miglior possibilità di creare e innovare
Avere spazi e tecnologie studiati per rendere più agevole la comunicazione e lo scambio di idee facilita la creatività e l’innovazione all’interno delle aziende.
4. Maggiore capacità di attrarre talenti
Le aziende che hanno abbracciato la Digital Transformation e che adottano una moderna organizzazione del lavoro sono in grado di essere più attrattive nei confronti dei giovani e di chi cerca una migliore qualità di lavoro e di vita.
…Passando anche dai CONTRO:
1. Implementazione complessa
Passando agli svantaggi, è giusto considerare che soprattutto le PMI possono avere difficoltà nel realizzare un Digital Workspace efficiente in tempi brevi. Probabilmente è necessaria una figura aziendale specializzata in digital transformation che possa sostenere nella definizione dei ruoli e delle priorità e che definisca quali tra le tante tecnologie utilizzati sia giusto introdurre e quali debbano aspettare.
2. Formazione indispensabile
Non tutti i dipendenti aziendali hanno la stessa età. In generale i più giovani, nati in piena era digitale, hanno meno problemi ad adattarsi alle nuove tecnologie, imparano più in fretta a utilizzare nuovi software e strumenti. Altri invece potrebbero aver bisogno di formazione. Ecco perché è importante comunicare con trasparenza e sincerità offrendosi disponibili ad accompagnare le risorse umane meno inclini al cambiamento verso il progresso.
3. Rapporti interpersonali
Un ultimo aspetto da considerare riguarda ancora i lavoratori. Per molte aziende è oggi possibile lavorare esclusivamente da remoto. È bene quindi fare in modo che di tanto in tanto i lavoratori possano incontrarsi tra loro o che comunque abbiano modo di uscire, d’interagire con i propri simili, oltre che garantire a loro tutti i diritti previsti, dal riposo settimanale al fondamentale diritto alla disconnessione.
